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Arbeits- und Planungstechniken für jeden Tag

Entlastung für Kopf, Schreibtisch und Terminkalender
Von: Uwe Riemer-Becker
Mit diesen einfachen Planungstechniken entlasten Sie Ihren Kopf, schaffen Ordnung auf Ihrem Schreibtisch und sortieren Ihre Arbeiten und Termine. Die meisten nehmen sich eine Arbeit vor und führen sie zu Ende – egal welche Widrigkeiten auftreten und wie lange sie dauert. Besser ist, Arbeit und Zeit zusammenzudenken und die anstehende Arbeit der verfügbaren Zeit unterzuordnen.

Vorausplanung mit Jahresplaner und Monatspultordner

Bewährt haben sich zwei ineinander verschränkte Planungsinstrumente, die Arbeit in Zeit übersetzen, indem sie jeder Arbeit einen Termin zuweisen. Sie helfen gegen den „Hektizismus“, alles auf den letzten Drücker zu erledigen.

Jahresplaner

Legen Sie sich einen Akten- oder Pultordner (eine sehr dehnbare Mappe) zu mit einer Monatsregistratur von Januar bis Dezember. Heften oder legen Sie alle Anliegen in dem Monat ab, in dem Sie diese erledigen wollen. Dies gilt nicht nur voraussehbare schulische Anforderungen, sondern besonders für Persönliches wie die Kontrollterminerinnerung des Zahnarztes, den Notizzettel mit dem Geburtstagsdatum der Erbtante, wann Sie mit dem Auto zum TÜV müssen oder Sie den Stromanbieter wechseln wollen.

Monatsplaner

Legen Sie sich einen Pultordner mit einer Registratur von 1–31 für die Monatstage zu. Zu Beginn eines jeden Monats sortieren Sie die Unterlagen aus dem Jahresplaner in den Monatsordner um. Hierzu brauchen Sie Ihren Terminkalender und beherztes Entscheiden. Sie weisen allen Arbeiten ein bestimmtes Tagesdatum zu, an dem Sie diese abarbeiten oder zumindest beginnen wollen. Ihr elektronischer oder Papierterminkalender dient an dieser Stelle nur dazu zu wissen, wann Sie Zeit haben, am Schreibtisch zu arbeiten.

Dieser Monats- oder besser Tagesplaner ist Ihr wichtigstes Planungswerkzeug. Jede neue Arbeit, die nicht am selben Tag erledigt wird, bekommt eine Notiz und einen Termin zugewiesen, ebenso wie alle Briefe, Mails etc., die von „außen“ kommen.

Wichtig: Monats- und Tagesplaner – ein Planungswerkzeug zur Entlastung
Der vermeintliche bürokratische Aufwand hält sich in überschaubaren Grenzen. Der Vorteil ist, dass der immens hohe Arbeitsberg sich verteilt und nur die jeweilige Tagesarbeit wichtig ist. Hinzu kommt, dass Sie sich nicht merken müssen, was noch alles für die nächsten Tage, Wochen, Monate ansteht, sondern sich auf Ihre Planung verlassen können. Dieses Übersetzen von Arbeit in Zeit, verbunden mit dem Prinzip der Schriftlichkeit, entlastet Sie.

Der Pultordner muss einen festen Platz auf Ihrem Schreibtisch bekommen. Er darf nicht „zugemüllt“ werden und niemand außer Ihnen darf ihn benutzen. Wenn jemand anderes Ihnen eine Arbeit zuweisen will („Schatz, denk dran, diese Woche bei der Tierärztin anzurufen.“ Oder: „Der Vater von Maren will, dass du zurückrufst“), dann darf er diese Notiz auf Ihren Pultordner legen, aber nicht in diesen. Denn: Nur Sie entscheiden, wann Sie welche Arbeit machen.

Tipp: Schriftliche oder elektronische Planung – Sie haben die Wahl
Sie können dieses Sortieren und Zuweisen auch komplett elektronisch vornehmen. Dies ist eine Frage des persönlichen Arbeitsstils. Ich empfehle die Pultordnervariante, weil sie sowohl erspart, von außen kommende Briefe, Rechnungen etc. in den elektronischen Kalender einzutragen, als auch ermöglicht, gleichzeitig einen sicher wiederzufindenden Aufbewahrungsort für die Papiere zu haben. Und es fällt meist leichter, einen Merkpostengedanken schnell auf einen Notizzettel zu schreiben und im Pultordner abzulegen, als ihn elektronisch zu notieren.

Zu Beginn und Ende jeder Arbeitssitzung
Vor und nach der Arbeit am heimischen Schreibtisch legen Sie eine kurze Planungspause mit der ALPEN-Methode ein. Die einzelnen Buchstaben stehen für konkrete Planungsschritte.

A = Alle – und nicht nur die schulisch anfallenden – Arbeiten des heutigen Tages auf einem Zettel aufschreiben. Dies hat nicht nur den Zweck, sich einen Überblick zu verschaffen, sondern vor allem, den Kopf zum eigentlichen Arbeiten frei zu bekommen: Alles was ich aufschreibe, muss ich mir nicht merken.
Hinzu nehmen Sie zusätzlich alle Arbeiten, die für diesen Tag in Ihrem Pultordner liegen. So erlangen Sie einen vollständigen Überblick Ihrer Tagesarbeit.

L = Länge der Tätigkeiten einschätzen. Schätzen Sie ungefähr ein, wie lange Sie an jeder Tätigkeit sitzen werden oder sitzen mögen. Dies hilft beim Sortieren und Entscheiden. Zudem hilft es gegen die „Aufschieberitis“ unliebsamer Arbeiten, denn ich weiß sie zeitlich begrenzt – und damit aushaltbar. Dies erfordert ein wenig Übung. Zu Anfang kann helfen, ein Zeittagebuch zu führen, in dem Sie alle Arbeiten und deren Dauer eintragen. So bekommen Sie eine Grundlage zur Einschätzung.

P = Pufferzeiten einplanen. Verplanen Sie nicht Ihre gesamte Arbeitszeit, denn das Unerwartete ist das Erwartbare: Irgendeine Verzögerung und Panne passiert garantiert. Die Basisregel lautet, verplanen Sie nur ca. zwei Drittel Ihrer Arbeitszeit.

E = Entscheidungen fällen. Legen Sie eine Reihenfolge Ihrer Tagesarbeiten fest und beginnen Sie mit dem für Sie Wichtigsten.

Tipp: Was ist wichtig, was ist dringlich?
Versuchen Sie jede Arbeit nach Ihrer Wichtigkeit und Dringlichkeit auseinanderzuziehen. Wichtig ist zum einen alles, was zur Daseinsberechtigung Ihrer Arbeitsstelle gehört: Mit und für Schüler guten Unterricht zu gestalten. Zum anderen alles, was Ihnen persönlich viel wert ist.

Dringlich ist alles, was für Sie mit einem Termin verbunden ist, den SIE einhalten wollen. Es gehört allerdings ein wenig Hartnäckigkeit dazu, sich gegen fremde Dringlichkeiten und die Selbstüberforderung durch Allzuständigkeitsphantasien zu wehren. Der Lohn ist mehr Zeit für sich.

N = Nachkontrolle am Ende der Arbeitszeit. Gewöhnen Sie sich an, wenn Sie abends Ihren Schreibtisch „zuklappen“, noch einmal Ihren Merkzettel durchzusehen. Streichen Sie, was Sie geschafft haben oder doch nicht mehr tun wollen, und weisen Sie Unerledigtem einen anderen Termin zu.

Ohne diese Tagesendkontrolle haben Sie das Gefühl, nicht viel geschafft zu haben – die Zeit ist irgendwie zwischen den Fingern zerronnen. Dieser kleine Kontrollschritt zeigt Ihnen, dass Sie faktisch oft mehr geschafft haben, als Ihr Gefühl Ihnen suggeriert. Zudem ist der Restposten an Arbeiten die Grundlage für den nächsten Tag.

Tipp: Der eigenen Leistungskurve gemäß arbeiten
Alle Arbeiten sind unterschiedlich anstrengend. Versuchen Sie soweit es geht, anstrengende und wichtige Arbeiten in die Phasen des Tages zu legen, in denen Sie „gut drauf“ sind. Verrichten Sie Routinetätigkeiten oder Nebensächlichkeiten zu Zeiten, in denen Sie weniger leistungsfähig sind.

Wir alle haben unterschiedliche Leistungskurven durch den Tag. Wir sind keine Maschinen, die jeden Tag dieselbe Leistungstaktung haben und wir sind in ein familiäres Umfeld eingebettet, das auch jeden Tag anders „tickt“. Entscheiden Sie über Ihren Rhythmus jeden Tag neu.